如何注册、填写和保存 BIR 账簿
您是否知道，除了缴纳所得税外，BIR 还要求您为您的企业注册和维护账簿？无论您是大型公司、从事您的职业的人还是简单的自由职业者，您都需要保留所有与业务相关的交易的正式记录。 BIR 希望您保留您的帐户记录，以便它还可以监控您的业务交易。通过您的账簿，BIR 可以轻松了解您的企业是否盈利。然后它可以发现您是否为您的企业支付了正确的税款。您是否对需要填写的 BIR 账簿数量感到不知所措？本文简化了一切，因此您可以立即开始记录您的帐户。BIR 根据格式允许的 3 种账簿类型是什么？
1. 账簿手册
手工账簿是在市场上很容易买到的账簿，例如书店和出售办公用品的商店。它们是您需要通过在相应的分类帐、日记帐和明细帐簿中手写会计分录来填写的柱状帐簿。这些是最容易获得和维护的，也是最常见的，尤其是对于小企业主。A.文件要求
[*]一套新的预印和装订期刊、分类帐和用于 BIR 盖章的附属书籍
[*]BIR 表格 1905
B.注册步骤第 1 步：在 RDO 或对总公司和分支机构所在地有管辖权的大型纳税人服务机构下的相关办事处提交 BIR 表格 1905第 2 步：向 BIR 出示用于盖章和注册的账簿手册C.最后期限
您应该在提交第一个季度所得税申报表或年度所得税申报表的截止日期之前注册您的手工账簿，以较早者为准。D.后续注册只需为您使用它的每一年添加一个新的书籍部分。当您之前注册的账簿的所有页面都已被使用时，您只需注册一套新的手册账簿。在您使用完您注册的书籍的每一页后，将一套新的书籍带到 BIR 并按照您第一次盖章和注册时的步骤进行操作。
2.活页账簿（有使用许可)这种方法需要获得 BIR 的许可才能使用，并且结合了手动和计算机化的方法来记录您的条目。 它与传统手工书籍的不同之处在于，它不是从书店购买预先印好的分类账和期刊，而是首先通过 Excel 或其他简单的计算机软件将条目记录在计算机上。之后，您打印您所做的条目，绑定它们，并将它们提交给 BIR 进行注册。A.文件要求以下是要求您需要获得BIR 活页账簿的
[*]BIR 表格 1900
[*]您打算使用的账簿的样本格式和打印输出
[*]宣誓声明，确定您的企业将使用的书籍类型。这包括发票、收据和其他会计记录以及要打印的收据和发票的序列号。
[*]宣誓声明，确认您打算并承诺在每个纳税年度结束后或每次使用终止后 15 天内永久绑定并提交活页表格。
[*]确认支付公司0605年度注册费
[*]授权代表的政府签发的身份证件（如适用）
[*]特别授权书（适用于有代表的个人）或董事会决议/秘书证书（适用于公司和类似类型的公司）
B.注册步骤第 1 步：在 RDO 或对总公司和分公司所在地有管辖权的大型纳税人服务下的相关办事处提交所有文件要求第 2 步：等待 BIR 签发您使用活页账簿的许可证 C.最后期限您必须在每个纳税年度结束后 15 天或业务运营结束后 15 天内注册活页簿，以较早者为准（RMC 29-2019）。D.后续注册活页簿（包括您的发票、收据和其他会计记录）应永久装订并提交登记，并附上一份宣誓声明，证明所做条目的正确性，以及所有发票、收据、账簿的编号在每个纳税年度结束后的第 15 天或之前或业务运营结束后的 15 天内使用，以较早者为准（RMC 29-2019）。
3. 电脑账簿（有使用许可）这是记录会计分录的最先进方法。它使用由市场上现成的商业或会计软件的内部程序员完全设计的计算机程序。另一方面，它对注册的要求最高。
BIR 要求大型纳税人使用计算机化会计系统A.文件要求以下是要求申请登记电脑化账簿所需。
[*]宣誓声明（附件 A-1）或联合宣誓声明（附件 A-2），以适用者为准，并附上正式完成的系统描述摘要、商业发票/收据/文件描述、表格/记录和报告规范（附件 A -3)
[*]主要和补充收据/发票的示例打印输出
[*]会计账簿 (BOA) 的样本打印输出
[*]Audit Trail 的打印副本（系统生成的活动日志）
[*]正式完成并签署的附录 B – 标准功能和技术要求
[*]如果要使用的软件的软件许可证在母公司或关联公司的名下： 采购公司证明纳税人-申请人使用同一系统的证明
B.注册步骤第 1 步：在 RDO 或总公司和分公司所在的相关办事处提交所有文件要求。第 2 步：提交完整的文件要求后，系统纳税用户注册地的 RDO 应在 3 个工作日内出具确认证书。 C.最后期限您应在每个纳税年度结束后 30 天内或关闭后 30 天内，将电子格式的计算机化账簿和其他会计记录提交给总公司或分支机构正式注册的 RDO 或相关的 BIR 办事处业务运营，以较早者为准（RMC 29-2019）。D.后续注册提交年度计算机化账簿和其他会计记录的要求如下：
[*]三份正式填写的 BIR 表格 1905
[*]宣誓声明
[*]收到上次提交的 BIR 表格 1905
[*]以 CD-R 或 DVD-R 恢复的书籍的软拷贝
[*]CAS许可证复印件，包括附件
如果系统有重大改进，您必须提交新的注册申请，例如：
[*]系统功能的变化，特别是对系统财务方面有直接影响的增强功能
[*]在系统中添加或删除将直接影响系统财务方面的模块或子模块
[*]在纳税人提供旧“系统”和升级“系统”的比较功能后，所有其他增强功能将根据技术评估人员的建议被视为主要系统增强功能。
BIR要求纳税人注册、填写和保存的6本账簿是什么？非增值税注册纳税人只需注册 4 个图书账户。另一方面，增值税登记纳税人必须登记所有 6 份账簿。
一、非增值税登记纳税人
A.一般期刊
一般日记帐被称为原始分录簿，因为这是您首次记录会计交易的常用账簿。以下是您需要在 General Journal 中记录的常用数据：
[*]日期
[*]详情/说明
[*]参考代码
[*]具有相关帐户名称的借记金额
[*]具有相关账户名称的贷记金额
示例交易：要记录设备的累计折旧，您应该记录以下日记帐分录：
细节借方信用
折旧费用₱2,000 比索
累计折旧
₱ 2,000比索
折旧是指您为企业购买的资产（例如笔记本电脑）随着时间的推移而贬值。这也意味着您估计资产的使用寿命，例如 5 年。在此期间，您必须将部分收入存起来，以便在无法再像以前那样使用时再购买一份。您节省的这部分收入是当期的费用。您借记费用以确认您的费用增加，并记入累计折旧，一个对冲资产帐户。这会降低您在账面上的资产价值。上述支持文件可包括相关设备的采购收据。B.总帐
General Ledger 就是我们也称之为最终分录的账簿。这是因为这是您需要总结在 General Journal 和其他 Special Journal 中记录的交易的书。 以下是您需要在总帐中记录的常用数据：
[*]帐户名称
[*]日期
[*]参考代码
[*]借记金额
[*]信用额度
示例交易：从一般日记帐中记录折旧费用。设备折旧
借方信用
₱2,000 比索
C.现金收据日记帐
现金收据日记帐是一种专门的日记帐，您可以在其中记录所有现金收据，然后再将总金额转移到总帐。以下是您需要在现金收据日志中记录的常用数据：
[*]日期
[*]正式收据编号
[*]详情/说明
[*]数量
[*]与交易相关的其他账户名称
示例交易：当您需要记录销售给客户的现金收据时。
您需要填写现金收据日志中的相应列来记录客户的现金销售。只需在“现金”栏下记录实际收到的现金。还要在“销售额”栏下记录金额。不要忘记写日期和收据编号。您也可以在“详情”栏下填写您的客户姓名。以下是您在现金收据日志中记录条目的方法：
日期细节或者没有。数量账户贷记
21 年 5 月 10 日原生风格233₱6,300 比索销售量
以上的证明文件是发给客户的正式收据。D.现金支付日记帐
现金支出日记帐是一种专门的日记帐，您可以在其中记录所有现金支出，然后再将总金额转移到总帐。以下是您需要在现金支付日志中记录的常用数据：
[*]日期
[*]详情/说明
[*]数量
[*]其他帐户名称
示例交易：当您需要记录以现金支付的差旅费用时。
如果您的业务包括旅行，您必须通过在账簿中记录相关信息来识别您所花费的钱。在“详细信息”下写下日期和支票号码以及您的现金支付说明。在“金额”栏和“旅行”栏下记录您花费的金额。以下是您在现金支付日志中记录该条目的方式：
日期细节或者没有。数量借记账户
21 年 5 月 6 日阳光之旅100012₱7,200 比索旅行开支
您可以使用旅行收据（例如机票）作为证明文件。
2.增值税登记纳税人以上所有书籍加上以下两本书：A.销售日志
这是一个特殊的分类帐，您可以在其中记录所有销售交易。以下是您需要在销售日志中记录的常用数据：
[*]日期
[*]客户的 TIN
[*]客户名称（或客户代码，如果客户主文件可用）
[*]地址（如果客户主文件可用，则不需要）
[*]描述
[*]参考/文件编号/销售发票编号
[*]数量
[*]折扣
[*]增值税金额（销项税额）
[*]净销售额
如果您的企业已注册增值税，您需要将您的销售额记录在一本名为“销售日志”的特殊书籍中。虽然您通常可以在现金收据簿中写下您的现金收据，但销售日记帐将有助于记录其他信息，例如您的销售中的 TIN、销售发票和增值税销项税。您可以在销售日志中记录现金和帐户销售。对于现金销售，记录您收到的“现金”。对于帐户销售，请填写“应收帐款”。对于增值税销项税，将您的“销售额”乘以 12%。为了更好地解释此类交易的借方和贷方，以下条目显示了每个账户将如何受到现金或账户销售的影响：
细节借方信用
应收账款₱28,000 比索
销售量
₱ 25,000 比索
销项增值税 (12%x25,000)
₱3,000 比索
现金₱16,800 比索
销售量
₱15,000 比索
销项增值税 (12%x15,000)
₱1,800 比索
当您稍后将余额过帐到总帐时，您需要了解上述基本条目。支持文件：销售发票、正式收据B.采购日志
除了销售日志之外，如果您是增值税注册企业，您还需要采购日志。这是一个特殊的分类帐，您可以在其中记录所有购买交易。在这里，您需要填写其他信息，例如 TIN、采购发票/参考收据和您购买的增值税进项税。以下是您需要在采购日志中记录的常用数据：
[*]日期
[*]供应商的 TIN
[*]供应商名称（或供应商代码，如果供应商主文件可用）
[*]地址（如果供应商主文件可用，则不需要）
[*]描述
[*]参考/文件编号/销售发票编号
[*]数量
[*]折扣
[*]增值税金额（进项税）
[*]净购买
您可以在采购日志中记录现金和账户采购。对于现金购买，请记录您支付的“现金”。对于帐户购买，请填写“应付帐款”。对于增值税进项税，只需写下收据中包含的金额。该金额占您购买的商品或服务的 12%。为了更好地解释此类交易的借方和贷方，下面列出的条目显示了每个账户将如何受到现金或账户购买的影响。请注意，并非所有购买都来自增值税购买。对于涉及非增值税交易的采购，您无法识别增值税进项税。示例交易：
细节借方信用
维修₱1,600 比索
进项增值税 (12%x1600) ₱192
应付账款
₱ 1,792 比索
办公用品₱1,700 比索
现金
₱1,700 比索
当您稍后将余额过帐到总帐时，您需要知道上述基本条目。
支持文件：发票、正式收据 您如何处理您的账簿？您需要保留它们多长时间？
一、简要说明会计账簿及其保存期限您的账簿，包括附属账簿和其他会计记录，需要保存 10 年。10 年期限从提交 ITR 截止日期的次日算起。如果 ITR 是在截止日期之后提交的，则该期限从提交申报表之日开始，对于最后一次记入账簿的纳税年度。上述会计记录包括发票、收据、凭证、退货和其他支持账簿分录的文件。2. 需要保存的文件格式类型（手动或电子）如上所述，在前 5 年内，您需要保留账簿的纸质副本，包括附属账簿和其他会计记录。 之后，您只需保留账簿、明细账簿和其他会计记录的电子副本。 电子存储系统应符合以下要求：
[*]应将账簿（包括附属账簿和其他会计记录）的硬拷贝图像准确完整地传输到电子存储介质；和
[*]他们应该索引、存储、保存、检索和复制电子存储的账簿、附属账簿和其他会计记录的硬拷贝图像。
电子存储系统还必须包括：
[*]合理的控制以确保完整性、准确性和可靠性
[*]合理控制以防止和检测任何未经授权的创建、添加、更改、删除或损坏电子存储账簿、附属账簿和其他会计记录的行为
[*]电子存储系统定期评估支持的检查和质量保证计划（定期检查电子存储的账簿、附属账簿和其他会计记录）
[*]包含索引系统的检索系统
[*]能够复制电子存储的账簿、附属账簿和其他会计记录的清晰可读的硬拷贝。
电子存储系统复制的所有账簿、明细账簿和其他会计记录在视频显示终端上显示和以硬拷贝复制时必须易于阅读。显示的字母和数字应由观察员快速识别（RMC 29-2019 和 RR 5-2014）。
三、文件存放地点您必须始终将账簿、登记簿、记录、凭证和其他证明文件保存在您的营业地点。4. 文件条件您的账簿以及登记簿、记录、凭证和其他证明文件应保持完整、未更改和未损坏。这意味着这些不应被撕裂或损坏。确保它们没有被划伤、弄脏或弄脏（RMC 29-2019 和 RR 17-2013）。5、注册会计师保存账簿的责任您的注册会计师 (CPA) 应将您的企业经审计和认证的财务报表（包括审计工作底稿）的电子副本保存 10 年，自提交 ITR 的到期日或实际提交日期（以较晚者为准）起算（RR 5 -2014）。6. BIR 检查记录BIR 可能会在一个纳税年度检查和检查您的账簿和相关记录。例外情况如下：
[*]在欺诈、违规或错误的情况下
[*]当纳税人要求重新调查时
[*]需要核实预扣税法律法规的合规性时
[*]当纳税人的资本利得税负债需要核实时
[*]当 BIR 专员决定根据 NIRC 第 5(B) 条使用其权力时。这是为了获取涉及其他纳税人审查的信息。
账簿和其他会计记录的检查和检查将在您的办公室或营业地点或 BIR 办公室进行。 不登记、不保留和其他违反 BIR 账簿的处罚是什么？对违反 BIR 账簿行为的处罚可轻可重，具体取决于违规类型和违规者的意图。故意犯罪和欺诈会受到更重的处罚，甚至可能包括监禁。
以下是与账簿有关的一些违规行为和处罚：
违反惩罚
未能登记账簿历年 1,000 比索但不超过25,000比索（NIRC SEC. 250）。
逾期登记账簿₱ 1,000 比索，但不超过25,000比索（NIRC SEC. 250）。
未能保存/保存账簿₱ 1,000 到50,000比索，取决于一个人的年总销售额、收入或收入（RMO No. 7-2015。
丢失的账簿₱ 1,000 比索，但不超过25,000比索（NIRC SEC. 250）。
未能向 BIR 提供所需的记录不低于5,000 比索但不超过10,000比索和不低于 1 年但不超过 2 年的监禁（NIRC SEC.266）。第一次违规罚款10,000比索，第二次违规罚款 20,000 比索。以后的违规将不再有任何妥协（RMO No. 7-2015）。
账簿中的虚假条目/假名罚款不少于50,000 比索但不超过100,000 比索和监禁不少于 2 年但不超过 6 年。对于外国人，服刑后驱逐出境（RMO No. 7-2015）。
保留两本或多本账簿罚款不少于50,000 比索但不超过100,000 比索和监禁不少于 2 年但不超过 6 年。对于外国人，服刑后驱逐出境。（RMO 第 7-2015 号）
以母语、英语或西班牙语保存的书籍与以另一种语言保存的书籍有很大不同罚款不低于 50,000 比索但不超过100,000 比索，以及不低于 2 年但不超过 6 年的监禁。对于外国人，服刑后驱逐出境（RMO No. 7-2015）。
未能以母语（英语）保存账簿或记录。或西班牙语或进行真实完整的交易₱ 1,000 至50,000比索，具体取决于一个人的年总销售额、收入或收入（RMO 第 7-2015 号）。
注意：对于公司、协会或普通合伙企业，除上述处罚外（NIRC SEC.256），每次违规应处以不低于 P50,000 但不超过 100,000 比索的罚款。
常见问题
1. 活页账簿和电脑账簿有什么区别？活页账簿仍被视为手册账簿。没有用于以电子方式输入会计分录的程序，以便将它们自动过帐到分类帐中，从而根据其余额创建财务报表。这些条目仅使用计算机进行编码或键入，然后打印出来。计算机化账簿使用计算机系统，该系统可自动执行从日记账分录到分类账余额和财务报表创建的会计流程。2. 总账和总账有什么区别？General Journal 是原始条目的书。这是首次记录会计分录的地方。总帐是最终分录的账簿。每个帐户都有自己的分类帐，并在日记帐交易过帐后反映帐户的余额。3. 您何时在总帐中记录交易？在将会计分录过帐到相应的日记帐（普通日记帐、现金收据日记帐、销售日记帐等）中后，您可以将交易记录到总帐。但是，出于实际原因，您可以在给定期间（例如，每月）结束时发布所述交易的摘要。 4. 为什么除了General Journal之外还需要其他特殊期刊？特殊日志有助于更轻松地记录交易。虽然每笔交易都可以记录在普通日记帐中，但拥有专业日记帐会有所帮助，这样可以更快、更有效地过帐重复性交易，如销售、采购、现金收据或现金支出。专业日记帐还包含可以轻松访问类似类型记录的特定信息，例如当您需要计算增值税输入和增值税输出帐户时。5. 可以注册多套图书吗？不行，你不可以。税法明确规定，任何持有两套或多套账簿的人将被处以不少于P50,000但不超过P100,000的罚款。您还将被监禁不少于 2 年但不超过 6 年（ NIRC SEC.257和RMO 第 7-2015 号）。6. 您可以使用计算机打印输出并将它们简单地粘贴到您的手册账簿中吗？不行，你不可以。账簿中的所有条目均应手写。禁止打印粘贴/粘贴/插入到已注册手册账簿页面/表格上的会计记录，并受到处罚。请参阅上文对未能保存/保留账簿的处罚 ( RMC 29-2019 )。7. 为什么我们只有四本非增值税注册纳税人的账簿？对于已注册增值税的纳税人，还有其他交易需要记录。这就是为什么除了非增值税纳税人应该使用的四本账簿之外，他们还应该使用销售日记帐和采购日记帐的原因。这些交易是与计算纳税人在给定期间结束时应缴纳的净增值税有关的交易。8. 您是否需要注册会计师为您在账簿中记录交易？年销售总额、收入、收入或产出不超过 P3,000,000 的企业可以放弃由独立注册会计师审计其账簿。但是，他们可以聘请会计师帮助他们在账簿中记录和汇总会计分录（RMC 29-2019 和 RA 10963。9. 当您丢失账簿时会发生什么？您应该准备一份损失宣誓书，解释丢失账簿的正当理由。然后，您必须尽快通知 BIR。根据 BIR 的判断，您可能会因未能保存您的账簿而受到处罚。该日历年的罚款金额为P 1,000，但不超过P 25,000（NIRC SEC. 250）。为了帮助您节省时间，这里有一个您可以免费下载的损失宣誓书模板。 10. 您应该何时更新账簿以及如何更新？只有在使用完所有页面后，您才应该更新您的手册账簿。无需每年注册一个新套装。11. 我需要使用账簿多长时间？是否有一段时间不再需要 BIR 账簿？只要您的业务仍在运营，您就必须在您的账簿中记录您的业务交易。在您的业务终止后，您应在 10 天内将您的账簿提交给 BIR 以供审查。如果您的企业是公司或合伙企业，如果您计划解散企业，您还应该通知 BIR。这样您就可以免除任何纳税义务（NIRC SEC. 235）。12. BIR 真的检查账簿吗？根据《纳税人权利法案》、每个纳税人的账簿都可以接受BIR的检查。他们准备了一个审计计划来选择他们将审查的年度纳税申报表。与此同时，SEC。NIRC 235 通知我们，BIR 可能会在一个纳税年度检查您的账簿一次。一些例外情况包括欺诈案件或需要获取有关其他纳税人的信息时。
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